Grundlagen des Projektmanagements

1. Was ist ein Projekt? Welche Teilaufgaben sind im Rahmen des Projektmanagements zu erfüllen und welche Phasen durchläuft ein Projekt?

Ein Projekt definiert sich als ein einmaliges komplexes Vorhaben mit einem definierten Anfang, einem definierten Ende und involvierten Beteiligten. Es umfasst sämtliche Aktivitäten, die nötig sind, um innerhalb einer festgelegten Zeit und mit bestimmten Ressourcen ein spezifisches Ziel zu erreichen. Projekte behandeln dabei komplexe, einmalige und neuartige Aufgabenstellungen, die über das routinemäßige Tagesgeschäft hinausgehen. Diese beinhalten:

- Einmaligkeit
- Zielsetzung
- Zeitliche Begrenzung
- Begrenzung finanzieller, personeller und anderer Ressourcen
- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben (außerhalb des Tagesgeschäfts)
- Projektbezogene Organisation

Das Projektmanagement umfasst Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur effektiven Abwicklung eines Projekts. Dazu gehören Aufgaben wie Personalakquisition, Aufgabenverteilung, Projektmarketing, Kommunikation, Ressourcenmanagement und Risikomanagement.

2. Welche unterschiedlichen Formen der Projektorganisation kennen Sie? Nennen Sie jeweils Vor- und Nachteile?

In der Projektarbeit gibt es verschiedene Organisationsformen:

- Stabsprojektorganisation: Ein Projektmanager koordiniert das Projekt ohne direkte Weisungsbefugnis. Vorteil: Erhalt der Linienorganisation, Nachteil: Begrenzte Entscheidungsbefugnis.
- Reine Projektorganisation: Alle projektbezogenen Kompetenzen liegen beim Projektmanager. Vorteil: Klare Verantwortlichkeiten, Nachteil: Mögliche Konflikte mit der Linienorganisation.
- Matrix-Projektorganisation: Verbindung von zwei Kompetenz- und Verantwortungssystemen. Vorteil: Fachliche Expertise, Nachteil: Potenzielle Konflikte zwischen Linien- und Projektvorgesetzten.
- D-Pool-Organisation: Projektleiter rekrutieren Teams aus fachlich gruppierten Personenpools. Vorteil: Flexibilität in der Personalauswahl, Nachteil: Weniger direkte Kontrolle über die Teammitglieder.

3. Welche Probleme treten häufig in Projekten auf?

In Projekten können verschiedene Probleme auftreten:

- Undefinierte Zielvorgaben
- Herausforderungen in der Projektorganisation und Rollenverteilung
- Interessenkonflikte im Team oder mit anderen Projekten/Abteilungen
- Einschränkungen in der Entscheidungskompetenz
- Probleme in der Projektplanung und -durchführung
- Technische, organisatorische und menschliche Herausforderungen
- Schwierigkeiten bei der Aufwandschätzung und im Projektcontrolling
- Mangelnde Informationsflüsse und Dokumentation

4. Was versteht man unter Risikomanagement in Projekten?

Risikomanagement in Projekten befasst sich mit der gezielten Identifikation und Bewertung möglicher Risiken während des Projektverlaufs. Dabei werden Risiken nicht nur quantitativ bewertet, sondern auch präventive Maßnahmen ergriffen, um diesen vorzubeugen. Das Risikomanagement umfasst die Analyse, Gestaltung, Überwachung und Dokumentation von Risiken im Projekt.

5. Welche Methoden und Tools können im Rahmen des Projektmanagements verwendet werden?

Im Projektmanagement kommen diverse Tools zum Einsatz:

- Projektauftrag
- Lasten- und Pflichtenheft
- Projektstrukturplan
- Balkenplan (Gantt-Diagramm)
- Software wie MS Projekt

6. Was ist die Netzplantechnik? Wozu wird die Netzplantechnik verwendet? Was versteht man unter einem kritischen Weg?

Die Netzplantechnik visualisiert Ablaufstrukturen in Projekten und zeigt die logische und zeitliche Abfolge von Vorgängen. Dabei wird der kritische Weg identifiziert, der den optimalen Projektverlauf darstellt und minimale Pufferzeiten aufweist.

7. Erläutern Sie die Bedeutung der Planung für Projekte?

Eine gründliche Planung ist für den Erfolg eines Projekts entscheidend. Der Projektablauf wird durch einen detaillierten Projektplan gesteuert, der alle Aktivitäten, Terminierungen und Ressourcenzuweisungen umfasst. Die Planung umfasst die Erstellung von Projektstruktur-, Phasen- und Ablaufplänen, um einen klaren Weg zur Zielerreichung zu definieren.

8. Was sind SMARTe-Ziele und warum werden sie derart formuliert?

SMARTe Ziele sind spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Diese klare Formulierung dient dazu, eindeutige Richtlinien für die Zielerreichung festzulegen und die Motivation der Projektteams zu steigern.

9. Zeigen Sie anhand eines Beispiels die Verwendungsmöglichkeiten einer SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse kombiniert Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Ein Beispiel dafür könnte die Einführung eines Pflegesystems sein:

- Stärken: Qualifikation des Pflegepersonals
- Schwächen: Fehlende Fortbildung des ärztlichen Teams
- Chancen: Steigerung der Patientenzufriedenheit
- Risiken: Konflikte mit Schnittstellenpartnern, Ressourcenmangel durch EDV-Umstellung.

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